Alasan utama saya
menggunakan OpenOffice.org adalah karena aplikasi ini bersifat open
source, sehingga Anda tidak perlu membayar lisensi kepada pembuatnya
(berlisensi bebas). Cita-cita yang lebih panjang tentunya adalah saya ingin
menciptakan generasi yang bisa menghargai hasil cipta orang lain, dalam hal ini
adalah generasi yang menggunakan hasil cipta bukan bajakan. Tidak
dipungkiri lagi bahwa saat ini, sebagai negara berkembang, sebagian besar
rakyat Indonesia masih menggunakan perangkat lunak bajakan/tidak asli. Untuk
itu dibutuhkan kerjasama dari kita semua untuk dapat memulai menggunakan
perangkat lunak aplikasi-aplikasi open source. Usaha ini pastinya tidak
akan begitu saja berhasil.
Menurut saya, usaha
tersebut dapat dimulai dari hal-hal sederhana. Misalnya mulai memperkenalkan
aplikasi-aplikasi open source kepad siswa SD, SMP atau SMA. Jika mereka
dari kecil sudah memulainya, bukan tidak mungkin untuk generasi berikutnya
prosentase pembajakan perangkat lunak di Indonesia bisa berkurang bahkan
menjadi nol.
Alasan lain mengapa saya
membuat tutorial ini adalah karena untuk membuat mail merge dengan
OpenOffice.org cukup berbeda langkah-langkahnya dengan jika kita membuat mail
merge di Microsoft Office. Semoga tutorial ini bisa berguna bagi Anda.
Bagaimana cara mendapatkan aplikasi OpenOffice.org ?
Aplikasi OpenOffice.org
dapat diperoleh dengan cara men-download dari internet, meng-copy CD yang
disertakan dalam buku atau majalah, atau membeli dari penyedia CD/DVD lainnya.
Untuk mendownload secara langsung silahkan klik.
Apa itu mail merge ?
Mail merge sering juga
disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak
orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke
banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat
menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat
dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer). Pada tutorial ini saya
menggunakan OpenOffice.org Writer sebagai dokumen utama dan OpenOffice.org Calc
sebagai sumber datanya, karena kasus-kasus seperti inilah yang sering ditemukan
dalam kehidupan sehari-hari.
Sekilas Tentang Mail Merge
Sebagai seorang pimpinan
lembaga pendidikan komputer, misalnya Anda ingin membuat sertifikat untuk
peserta didik Anda. Jika peserta didik Anda sedikit tentunya Anda dapat membuat
satu-persatu tanpa menggunakan mail merge. Namun jika peserta didik Anda
mencapai ribuan bagaimana Anda membuat sertifikatnya ? Membuat satu persatu ?
Tentunya hal ini akan merepotkan Anda. Lain halnya jika Anda membuatnya dengan
mail merge. Anda cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat
pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran
utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat seritikat, mail merge dapat
juga digunakan untuk membuat:
1. Surat Undangan Rapat
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan
lain-lain.
Pada tutorial kali ini saya berikan contoh penggunaan mail merge untuk membuat sertifikat. Untuk sumber datanya saya menggunakan OpenOffice.org Calc karena dengan aplikasi ini kita bisa melakukan perhitungan, menggunakan rumus-rumus dan fungsi-fungsi logika. Simak tutorial berikut ini.
Langkah 1
Dengan
OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan
nama utama.odt.
Langkah 2
Selanjutnya, tekan tombol
F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data
Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data
yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk
menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas,
maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa
kali.
Langkah 3
Drag dan drop dari data
di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.
Langkah 4
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama
kita dengan sumber data.
Langkah 5
Untuk mencetak hasilnya,
klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.
Langkah 6
Selanjutnya pada Output pilih File,
karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda
sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara
penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda
hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan
satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents.
Selesai.
Mail Merge.Jakarta:
Penerbit PT Elex Media Komputindo
Sauri.2008.Buku
Pelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi Kelas X Semester II untuk
SMA/MA.Jakarta: Kementerian Negara Riset dan Teknologi bekerja sama dengan
Departemen Pendidikan Nasional dan Departemen Komunikasi dan Informatika,
Republik Indonesia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar